مدیریت پروژه و تعریف آن
مدیریت پروژه به عنوان رشته‌ای تعریف می‌شود که شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل امور تیمی است که در آن افراد برای دستیابی به یک هدف یا مجموعه‌ای از هداف خاص در حال تلاش هستند.
اهداف را می‌توان تولید یا توسعه محصولات، ارائه خدمات منحصر به فرد یا ارائه ارزش‌های خاص باشد.
برای مدیریت پروژه ، تمامی فعالیت‌ها با استفاده از ابزار‌های مدیریت و کنترل پروژه، نرم‌افزار‌های مدیریت وظایف و روش‌شناسی تعریف شده و به طور دقیق قابل رصد هستند. مجموع تمامی این امور به برطرف کردن نیاز‌های یک پروژه ختم می‌شود.
پروژه‌ها طبیعتا موقتی هستند، یعنی دارای زمان شروع و پایان مشخص هستند. در مدیریت برنامه اما، انعطاف‌پذیری بیشتری در زمان و منابع پروژه وجود دارد در حالی در مدیریت پروژه، این امر تقریبا غیر ممکن به نظر می‌رسد و منابع و محدودیت‌های زمانی کاملا مشخص شده و معین هستند.
بنابراین تعاریف، تمایز میان مدیریت پروژه و مدیریت برنامه را تا حدی مشخص شد. اما این نکته را فراموش نکنید که مدیریت پروژه به طور مشخص بر یک پروژه تمرکز دارد. در مقابل آن، مدیریت برنامه بر نظارت همزمان چند پروژه اشاره دارد.
پروژه‌ها دارای ۴ عنصر اصلی هستند که به معرفی آنان می‌پردازیم.
-
هدف و دامنه:
این مورد به اندازه و وسعت پروژه اشاره داشته و در کنار آن به مواردی از جمله اهداف مورد انتظار و نیاز‌های مهم نیز نگاه ویژه‌ای دارد.
-
منابع:
همانطور که از نام آن پیدا است، نگاه این بخش به منابع مالی، نیروی انسانی، ابزار و تجهیزاتی است که نقش موثری در پیشبرد امور دارند.
-
زمان:
در این قسمت درباره زمان‌بندی امور، زمان شروع و اتمام و وابستگی‌های آن بحث می‌شود.
-
پول:
پروژه‌ها شامل هزینه‌ها، درآمد‌ها و گردش‌های مالی هستند که تاثیرات مستقیمی داشته و تمامی نقش‌های پروژه در آن تاثیر‌گذار هستند.
در میان ۴ عنصر ذکر شده، از مورد اول (هدف و دامنه) به عنوان مهم‌ترین عنصر یاد می‌شود. در واقع این بخش به عنوان پوشش دهنده سایر موارد تلقی می‌شود.
با تمام این تفاسیر باید بدانید که مدیریت پروژه نیاز دارد که هر چهار عنصر به طور دقیق و همزمان مورد توجه قرار گیرند و نادیده گرفتن یکی از موارد باعث می‌شود که سایر بخش‌ها تاثیرات منفی و حتی جبران نا‌پذیری را تجربه کنند.
این سوال پر تکرار که آیا انواع خاصی از مدیریت پروژه وجود دارد؟ همواره ذهن بسیاری از افراد آن را به خود مشغول کرده است.
جواب این سوال زمانی که در صنایع مختلف پرسیده شود، مثبت است. فرض کنید که دو پروژه را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم؛ یکی در حوزه صنعت غذا و دیگری در حوزه ساخت مجتمع مسکونی. طبیعتا نه تنها نحوه اجرای هر یک با دیگری تفاوت بسیار زیادی دارد، بلکه نحوه مدیریت هر یک از این پروژه‌ها دارای تفاوت‌های بزرگی هستند. با این حال، الگو و مفاهیم پایه‌ای از آنها پیروی می‌شود، مشترک است.
رویکرد گام به گام مدیریت پروژه
-
برنامه‌ریزی پروژه
شکست بسیاری از پروژه‌ها به دلیل تصمیماتی بوده است که در لحظه اتخاذ شده و هیچ برنامه معینی از آن پشتیبانی نکرده است.
این تصمیمات نتایجی مانند هدر رفتن منابع مالی و انرژی و وقت کارکنان را به همراه دارد. اما اگر یک پروژه مشخص، بر اساس نیاز‌ها و منابع و معیار‌های درست و اصولی تعریف شود، نه تنها خبری از شکست نخواهد بود، بلکه نتایجی موفقیت آمیز و دور از انتظار را به ارمغان می‌آورد.
این چالش یکی از اساسی ترین مشکلات برخی از سازمان‌ها است. آنان به راحتی از بخش برنامه‌ریزی می‌گذرند و به سرعت و بدون مقدمه وارد فاز اجرایی می‌شوند و انباشتی از ضرر را به سازمان تحمیل می‌کنند!
خروجی برنامه‌ریزی پروژه شامل طرح پروژه، تمامی وظایف، نیاز‌ها و وابستگی‌هایی است که وجود دارد. در ادامه نیز به طور جرئی‌تر به این موارد می‌پردازیم:
-
اهداف پروژه
اهداف این پروژه چیست؟ در نهایت به چیزی خواهید رسید؟
در مرحله اول باید نیاز‌های ذینفعان و تمام کسانی که در این پروژه نقش داشته و به آن علاقه دارند را در نظر بگیرید. آیا اتمام پروژه، آنان را به خواسته‌شان می‌رساند؟ آیا این پروژه راه حل مناسبی برای رفع چالش‌ها است؟ البته باید بدانید که قبل از تعیین اهداف پروژه باید موارد زیر را در نظر داشته باشید.
ذینفعان را شناسایی کنید
باید به طور دقیق ذینفعان را شناسایی کنید. ممکن است که آنان سرمایه‌گذار، حامی پروژه، کارمندان سازمان یا مشتریان نهایی باشند.
نیاز‌های ذینفعان را شناسایی و مشخص کنید
به یاد داشته باشید که نیاز‌های ذینفعان نیز با یکدیگر تفاوت دارد. برای مثال نیاز‌های یک سرمایه‌گذار با مشتری نهایی دارای تفاوت‌هایی است که باید به درستی و با حساسیت بسیار بالا مورد بررسی قرار بگیرد.
نیاز‌ها را از با اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین دسته‌بندی کنید
این نکته به شما امکان تعیین اهداف را می‌دهد. زمانی که شما به یک اولویت‌بندی درست و منطقی برسید، تا حدودی ترتیب انجام و اهمیت امور را در پروژه درک می‌کنید.
اهدافی که تعیین می‌کنید باید واضح، منطقی و قابل دستیابی باشند. اگر در این مسیر یک منطقه خاکستری وجود داشته باشد، تمامی برنامه‌ها و مدیریت پروژه مختل می‌شود. قبل از شروع پروژه تمامی افراد باید از مسیر پیش‌رو خود با خبر بوده و نقش‌های خود را به درستی درک کرده باشند.
موارد تحویلی
مواردی که انتظار می‌رود توسط تیم پروژه ارائه شوند چیست؟ این موارد تا چه میزان با اهداف پروژه هم مسیر و یکسان هستند؟
در کنار تمامی خروجی‌هایی که در پایان پروژه باید مشخص و معین باشند، تخمین زمان تحویل هر یک از خروجی‌ها نیز باید به درستی مشخص شده باشد.
زمان‌بندی پروژه
زمانی که درباره تحویل خروجی‌های پروژه صحبت کردیم، از کلمه “تخمین” اسم بردیم. حال وقت آن است که درصد خطای زمان را به صفر برسانیم.
در این بخش باید به موارد زیر توجه کنید:
- مشخص کردن وظایفی که باید به تفکیک تخصص انجام شوند.
- مدت زمان انجام و تکمیل کار به بازه‌های ساعتی، روزانه و هفتگی تقسیم شود.
- مشخص شدن تمام هزینه‌های مربوط به تکمیل کار
- تعیین تاریخ دقیق تحویل امور و بخش‌های مختلف پروژه
مهم‌ترین نکته در این قسمت این است که باید همه چیز را واقع‌بینانه تحلیل کنید و از احساسات و کمال‌گرایی پرهیز کنید. قرار نیست که همه‌چیز را به طور انفجاری انجام دهید و در مقابل آن قرار هم نیست که آنقدر سست عمل کنید که زمان بیکاری زیادی را داشته باشید.